Macのファイル管理｜Finderと戦わずに決める4つのこと

Macのファイル管理について書かれていることの大半は、実際には4つの別々の仕事のうちどれか1つの話です。探すこと、動かすこと、後から見つかる名前を付けること、何を残すか決めること。それぞれ詰まる場所が違うため、片方に効く道具がもう片方には何もしません。フォルダを片付けた日にやり切った感覚だけが残り、翌週の進み方が変わらないのはこのためです。始めるべきなのは新しい整理術ではなく、自分の時間を奪っているのが4つのどれなのかを特定することです。そこが決まれば、その後の判断はほぼ自動的に決まります。

ファイル管理という言葉が指している4つの仕事

4つを分けて見ると、いちばん安く済む対処がそれぞれ違うことが分かります。

仕事	時間が消えている場所	いちばん安い対処
探す	検索の範囲が違い、結果をスクロールしている	検索範囲の既定を変え、条件を1つ保存する
動かす	窓を2つ開き、ドラッグして、確認して、また繰り返す	キーボードでの移動、タブ、2画面表示
名前を付ける	後から1つずつ変更している	作る時点で決め、残りは一括変更
残す	消してよいか判断が付かない	戻せる状態を作ってから消す

多くの人は自分の問題を「探すこと」だと考えます。いちばん痛みが分かりやすいからです。しかし実際には違うことが少なくありません。ファイル自体は数秒で見つかっているのに、1日の大半が窓の間でのドラッグとパスのコピーに消えているなら、詰まっているのは動かすことであり、タグを増やしてもそこには効きません。

確かめ方は単純です。1営業日だけ、ファイルの操作で作業が中断されるたびに短くメモを取り、4つのどれかに振り分けます。いちばん多い箱が直す対象です。体感でいちばん嫌だった箱と一致しないことが、しばしばあります。

Finderが得意なことと、手が止まる地点

Finderは評判よりも多くのことをします。ファイル管理の助言として語られることの相当部分は、すでにmacOSに入っている機能を作り直しているだけです。

ShiftキーとCommandキーによる複数選択。スペースキーで開くクイックルックは、アプリを起動せずに大半の形式を表示します。カラム表示は、いまいる場所と中身を同時に見せます。タブを使えば1つの窓に複数の場所が入ります。ファイル名の一括変更はControlキーを押しながらのメニューに前から入っています。スマートフォルダは検索条件を保存してサイドバーに残します。同じ名前のフォルダを結合する機能もあり、これは便利なわりにほとんど知られていません。

手が止まる地点ははっきりしています。Finderはファイルを見るための道具で、まとまった量に対して操作するとき、あるいは操作を順番に重ねるときに役目を渡します。2画面がないので、2つの場所を行き来する作業は窓を2つ並べてドラッグすることになります。パスは既定で隠れており、表示メニューのパスバーを表示にして初めて出ます。ターミナルが内蔵されていないため、コマンドが必要な工程ではアプリを切り替え、いまいた場所をもう一度指定し直すことになります。繰り返す操作を自動化する口も、Automatorやシェルスクリプトのほかにはありません。

これは欠陥ではなく境界です。役に立つのは、その線がどこにあるかを知って、毎日そこに体当たりするのをやめることです。

探す：検索の範囲を先に直す

Finderの検索には、静かに時間を奪う既定値があります。Finderの窓で文字を入力すると、見ていたフォルダではなくMac全体を検索することがあり、アプリの内部ファイルやキャッシュや古い複製が目的のものと一緒に返ってきます。この設定はFinder設定の詳細にあり、現在のフォルダを検索するか、Mac全体を検索するか、前回の検索範囲を使うかを選べます。現在のフォルダにしておくと、多くの人が期待する動きになります。

残りは2つの操作でほぼ片付きます。検索結果の上に出る範囲の切り替えは、設定を変えずにこの1回だけMac全体か現在のフォルダかを選び直せます。プラスのボタンで条件を足すと、文字の検索が規則の検索に変わります。種類が書類で、変更日が7日以内、といった形です。

同じ検索を2回以上使ったなら保存します。ファイルメニューの新規スマートフォルダで保存した検索はサイドバーに残り、中身は常に最新になります。最近使った物へのエイリアスを手で集めたフォルダは、これに置き換えられます。

検索が効かないと感じる場合、索引そのものが原因のことがあります。外付けドライブや一部のネットワークボリュームは索引の対象外になっていることがあり、その場所ではファイル名以外の条件が働きません。システム設定のSpotlightで対象から外れている項目がないかを確認すると、道具のせいだと思っていた不便がここで解けることがあります。中身の文字で探したいのに名前でしか当たらないときは、まずここを疑ってください。

この索引はFinderの外からも使えます。Spotlightも、Finderの検索欄も、ターミナルの mdfind も同じ索引を引くため、片方で通る条件はもう片方でも通ります。見つけた後にコマンドを流す作業では、結果をクリックせずにそのまま次の処理へ渡せる点が効いてきます。

動かす：静かに失敗する操作

ファイルが行方不明になるのは、動かす工程です。理由は、見た目が同じで振る舞いが違う操作が2組あることにあります。

Finderのコピーと貼り付けは、既定では複製します。Optionキーを押しながら貼り付けると「項目をここに移動」に変わり、複製ではなく移動になります。これを知らないまま作業を続けると、すべてのファイルが2つずつ残り、1週間後に編集されるのは古いほうという事故が起きます。

同じ名前のフォルダを重ねる操作は、いちばん理解しておく価値があります。中身によって結果が変わるからです。Optionキーを押しながら重ねると結合の選択肢が出ますが、出る条件は決まっています。

「結合」オプションが表示されるのは、一方のフォルダに、もう一方のフォルダにはない項目が含まれている場合のみです。同じ名前でバージョンが異なるファイルがフォルダに含まれている場合のオプションは、「中止」または「置き換え」のみです。 出典: support.apple.com

後半の1文が作業を壊します。同じ名前で内容が違うファイルを持つフォルダ同士は結合できず、置き換えるしかありません。置き換えは書いてあるとおりのことをします。案件フォルダの2つの版が別々に育ってしまった場合、重ねる前に中身を比べる工程は省けません。

残りは3つの習慣で減ります。パスバーを常に表示しておくこと。置き間違いのほとんどは、思っていた場所の1つ上か1つ下にいたことが原因です。選択した項目のパスをクリップボードへコピーするショートカットを覚えること。ターミナルへ貼るほうが、もう一度辿るより速く、間違いも減ります。そして2つの場所を行き来するときは窓ではなくタブを使うこと。タブの上にドラッグすると切り替わって落とせます。

名前を付ける：一括変更はFinderに入っている

1つずつ名前を変えるのは最も遅いやり方で、Finderには前から一括変更の機能が入っています。

複数のファイルを選び、Controlキーを押しながらクリックして「名前を変更」を選びます。文字列を置換する、前後に文字を追加する、名前と連番や日付を組み合わせる、の3つの方式が出ます。カメラから書き出した写真や、同じ接頭辞を付けたいスクリーンショットの束は、これで片付きます。

注意は2つです。実行前にプレビューが出るので必ず読むこと。操作は選択したすべてに及び、取り消しは1回分しかありません。もう1つ、この機能では拡張子は変わりません。拡張子は名前ではなく形式を表すものなので、これは正しい動作です。

効果が大きいのは、その手前の工程です。作った時点で良い名前が付いていれば、後から変える必要は生まれません。効くのは2つの習慣だけで、日付を年から書くこと、そして他と区別する語を後ろではなく先頭に置くことです。スクリーンショット や 名称未設定 で始まる名前が、後で一括変更の待ち行列に並びます。

残す：消すのが安くなると整理が進む

古いファイルが積み上がる理由は、たいてい愛着ではなく不安です。消すのが怖いので全部残し、量が増えたせいで探すのが遅くなる。多くの片付けが失敗するのは、この輪から出られないからです。

抜け道は、戻せる状態を先に作ることです。外付けドライブへのTime Machineでも同等の仕組みでも構いません。これがあると、判断は「消して安全か」から「間違っていたら戻せるか」に変わります。2つ目の問いに「はい」と答えられるようになった時点で、フォルダを空にする作業は半日の逡巡から数分の作業になります。

重複は増える前に手を打ちます。よくある発生源は3つで、クラウドが作る競合コピー、同じものを2回取得して末尾に番号が付いたダウンロード、大きな変更の前に手作業で複製した案件フォルダです。どれも道具ではなく習慣で防げます。

消す前に一段置く運用も有効です。案件が終わったら、その場で判断せずに「保留」という1つのフォルダへ移し、次の締めの時期にまとめて見直します。判断を後ろへずらすのではなく、判断する日をあらかじめ決めてしまう形です。ファイルを見た瞬間に価値を測ろうとすると手が止まりますが、時間が経ったものはほぼ機械的に処理できます。

システム設定の一般にあるストレージは、実際に容量を使っているものを見せます。ここは予想と外れることが多く、大きいのは点在する小さなファイルではなく少数の大物です。容量の警告は、小さいファイルを100個片付けるより、上位3つのフォルダを見つけるほうが速く解決します。

数えられていない費用は、窓と窓のあいだにある

ここまでは作業がファイルの窓の中で完結する前提でした。実際にはそうではなくなってきています。フォルダを1つの窓で開き、ターミナルを別の窓で開き、AIの補助や自動で動くエージェントをもう1つの窓で動かす。本当の作業は、その間で文脈を運ぶことです。パスをコピーし、コマンドが言うとおりのファイルを作ったか確かめ、また見に戻る。

この費用は片付けの解説には出てきません。整理の問題ではなく配置の問題だからです。そして1日のうちクリックよりコマンドの比率が高いほど大きくなります。何かを実行して結果を確かめる作業をしている人は、意識しないまま1日に何十回もこれを払っています。

減らし方は2つです。切り替えてから移動するのではなく、いま見ているフォルダでターミナルが開いている状態にすること。これでパスのコピーが消えます。もう1つは、ファイルの一覧とコマンドの出力を同じ窓に置くことで、こちらは切り替えそのものが消えます。フォルダとターミナルとAIが同じ窓にある形が検討されるのは、この2つ目を狙ってのことです。何がどこまで同じ窓に入るのかはできることに機能として並んでいます。

窓の話ではない版の同じ問題もあります。エージェントを動かしたまま席を離れ、戻るまで何も進んでいない状態です。この扱い方はiPhone・iPadから続きをで触れています。系統ごとの向き不向きは他のファイル管理との比較にまとまっており、導入前に残る条件は料金とよくある質問で確認できます。

進め方としては、1日だけ中断を記録して4つに振り分ける、いちばん多い箱だけを直す、それでも減らないなら残りの費用は配置の側にある、という順序になります。4つを同時に直そうとすると、どれも中途半端なまま元の運用に戻ります。